Präambel
Der Moving Mountains e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (zum Beispiel im Rahmen der Mitgliederverwaltung, der Organisation des Vereinslebens, der Öffentlichkeitsarbeit). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DESGVO)und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) zu erfüllen, Datenpannen zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb eines Vereinssicherzustellen, gibt sich der Verein die nachstehende Datenschutzverordnung.
1. Allgemeine Grundsätze
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmer*innen am Kursbetrieb und Mitarbeiter*innen sowohl automatisiert als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem auf privaten PCs der berechtigten Funktionär*innen, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internetgespeichert, veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
2. Beitritt zum Verein
Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des Mitglieds (gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DS-GVO). Der Moving Mountains e.V. darf beim Vereinseintritt alle Daten erheben (Aufnahmeantrag bzw. Beitrittserklärung), die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder erforderlich sind (siehe Art. 6 Abs. 1b DS-GVO). Für die Nutzung von personenbezogenen Daten sowie auch von Fotos im Rahmen der Pressearbeit in den Print-und Online-Medien (Vereins homepage, Social Media Plattform des Vereins) wird bei Bedarf eine separate Einwilligung eingeholt. Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:
- Vor- und Zuname
- Geschlecht
- Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)
- Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail)
- Geburtsdatum
Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Moving Mountains e.V. intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.
3. Austritt aus dem Verein
Beim Austritt von Mitgliedern werden alle gespeicherten Daten archiviert. Die archivierten Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die archivierten Daten dürfen nur zu vereinsinternen Zwecken verwendet werden.
Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des Vereinsbetreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verein aufbewahrt. Danach werden diese Daten gelöscht.
4. Übermittlung von Daten bei der Mitgliederverwaltung
Moving Mountains e.V. ist verpflichtet, seine Mitglieder mit besonderen Aufgaben an das Registergericht Friedberg zu melden. Übermittelt werden Vor-und Nachname, das Geschlecht, die vollständige Adresse, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse, Beginn und Ende der Funktion, sowie die Bezeichnung der Funktion im Verein.
Der Verein erklärt ausdrücklich bei der Übermittlung an übergeordnete Dachverbände, dass die Daten ausschließlich für verbandsinterne Zwecke verwendet werden dürfen; eine Überlassung an Dritte ist untersagt bzw. bedarf einer schriftlichen Einwilligung der betroffenen Personen.
Dies erfolgt nur in speziellen Anlässen, wie der Anmeldung zu Veranstaltungen, Lehrgängen oder Fachtagungen. Vor-und Zuname, Anschrift und Geburtsdatum können dabei übermittelt werden.
5. Öffentlichkeitsarbeit
Der Verein informiert die Tagespresse über besondere Ereignisse und Ehrungen. Solche Informationen werden auch auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht.
Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt.
6. Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder
Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse von Lehrgangsteilnahmen bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung. Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Funktionsträgerausgehändigt, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Mitgliederdaten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.
7. Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der Betroffenen zum Datenschutz steht der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zur Verfügung.
Die Beschwerde kann unter
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Telefon: +49 611 1408 – 0
eingereicht werden.